Uma nota fiscal (NF) é que um registro de compra de um bem ou serviço, que regulamenta as transações comerciais.

Como o documento traz os valores da negociação, ela serve como base para a cobrança de impostos – cujas falhas podem caracterizar crime de sonegação.

Quer passar longe desse risco? Então confira os principais tipos de NF eletrônica e veja qual se enquadra no seu negócio.

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Em poucas palavras, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um dos tipos de notas fiscais eletrônicas mais comuns, pois ela é a versão digitalizada das tradicionais notas impressas.

O documento foi criado para substituir os modelos 1 e 1ª — os mais antigos e tradicionais que foram emitidos a mão até 2010 — e tem a mesma validade perante a lei.

Para isso, o software de emissão deve estar condicionado à certificação digital.

Obrigatoriedade da NF-e

A obrigatoriedade na emissão da NF-e depende da legislação estadual e municipal, mas no geral serve para todas as empresas — exceto aquelas qualificadas como MEI, que estão isentas da obrigação quando a venda de um produto for realizada para uma pessoa física.

No caso do cliente ser pessoa jurídica, está dispensado da obrigação se o comprador emitir uma nota de entrada.

Mesmo que a empresa não seja obrigada a emitir a NF-e, a emissão promove vantagens em relação à gestão de notas fiscais, já que documentos digitais permitem a consulta rápida aos dados de venda e o armazenamento correto e seguro.

2. Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e)

A Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) é um documento que pode substituir o cupom e a nota fiscal na compra de um produto em loja física.

Sua grande vantagem é permitir que o consumidor faça a conferência do que foi comprado. 

Para o governo, possibilita um controle fiscal mais efetivo.

Diferença entre NF-e e NFC-e

A NFC-e é frequentemente utilizada para as transações no varejo, como, por exemplo, compras em lojas de móveis ou roupas.

Já a NF-e é um pouco mais abrangente, e pode se apresentar pelos seguintes modelos:

• normal — nota emitida para uma operação, sem estar ligada a outra;
• complementar — utilizada quando a NF normal precisa ser corrigida em relação à quantidade de produtos, valores ou prestações;
• ajuste — quando é necessário um ajuste para a escrituração fiscal da empresa;
• devolução de mercadoria — quando o consumidor precisa devolver uma mercadoria ao fornecedor, anulando a transação.

3. Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) se assemelha à NF-e, no entanto ela é direcionada para a prestação de serviços e foi criada para substituir a Declaração de Serviço, uma exigência das legislações municipais.

O prestador de serviços pode gerar a nota junto ao sistema da prefeitura em que o CNPJ está registrado, e é uma obrigação de empresas de todos os portes, incluindo os microempreendedores individuais.

Vale destacar que a NFS-e deve ser emitida independentemente do local em que o serviço foi prestado.

Por exemplo, se a sua empresa foi registrada na capital de São Paulo, mas você prestou um serviço em Ribeirão Preto, deve acessar o site da prefeitura de São Paulo e emitir a nota normalmente.

Característica da NFS-e

Alguma das características da NFS-e são:

• cada nota deve referenciar os serviços de apenas uma natureza;
• cancelamento em até cinco dias após a emissão, diferente da NF-e, que exige a emissão de uma nota de devolução ou complementar;
• emissão após a finalização de todos os serviços.

4. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Utilizado no transporte de cargas, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) veio para substituir as notas fiscais enquadradas nos modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27, e está relacionado ao transporte de cargas por via rodoviária, ferroviária, fluvial e aérea.

Vantagens do CT-e

A criação do CT-e tinha como meta diminuir os eventuais problemas no trajeto de uma mercadoria, objetivo que foi alcançado com sucesso.

Hoje, além de ter agilidade o envio de produtos, a incidência de erros é cada vez menor.

5. Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e)

O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) não é exatamente um tipo de nota fiscal eletrônica, mas uma versão simplificada da NF-e, enviada junto com o produto e com uma chave de acesso para acessar a nota fiscal eletrônica on-line e assim conferir as informações completas do pedido.

6. Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACT-e)

O CT-e também tem uma versão simplificada, que reúne todas as informações necessárias no transporte de uma mercadoria e deve ser impresso antes de o produto começar a circular.

Vale destacar que DANF-e e DACT-e não tem validade fiscal.

O consumidor deve acessar a chave e baixar o arquivo com a assinatura eletrônica reconhecida.

Riscos de não emitir as notas fiscais corretamente

Como mencionamos anteriormente, a nota fiscal é o instrumento que o governo usa para a arrecadação e fiscalização de impostos nos municípios, estados e país.

A legalidade de operações comerciais, prestação de serviços e transporte de mercadorias depende da emissão correta do documento.

Empresas que não cuidam dos processos de emissão de NF estão sujeitas a riscos, que incluem:

• sonegação de impostos — auditorias da Receita Federal podem identificar omissão, adulteração ou não emissão de NF. Nesse caso, o empreendedor está sujeito a multas ou, em casos mais graves, reclusão;
• multas — as multas aplicadas pela Receita Federal correspondem a 75% do valor que cada nota omitida. Os valores são cumulativos e estão sujeitos a juros;
• perda de garantias — tanto o consumidor final quanto empresas que aceitam não receber NF dos fornecedores perdem o direito à garantia caso haja uma falha no produto recebido;
• imagem da marca manchada — empresas que não cumprem os processos legais podem manchar a sua imagem perante a clientes e parceiros de negócios.

Conhecer os tipos de notas fiscais eletrônicas e para que tipo de serviços cada uma se destina é fundamental para manter o negócio alinhado às exigências determinadas pela legislação.

fonte: Jornal contábil