Basicamente todas as informações que o governo recebe sobre sua empresa é enviado através do departamento de contabilidade. E quando as informações não estão corretas isto da origem a multas, punições e outras penalidades.

Quais documentos precisam ser enviados?

Todos os documentos a serem enviados, tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial na empresa.

Sejam eles comprovantes de gastos e receitas, contratos futuros, empréstimos, processos judiciais, notas fiscais, extratos bancários ou a posição de duplicatas descontadas.

Para facilitar, vamos separar em alguns grupos.

a- Movimento Trabalhista

Neste grupo, são importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical, outras Contribuições Sindicais;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários
• Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

Esses documentos vão suportar o processamento da folha e serão escriturados na contabilidade.

Poderão servir também para a análise das obrigações acessórias.

b- Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês.

Aqui é necessária alguma atenção dada a importância das obrigações tributárias. Isso pois, em algumas ocasiões a empresa se torna responsável pela obrigação tributária.

Assim como são os casos de retenção de impostos e de substituição tributária.

Saiba o que levantar no movimento fiscal:

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimentos de transporte e compra de bens.
• Notas Fiscais de concessionárias como de Telefonia e de Energia Elétrica.
• Arquivos Eletrônicos: como arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

A análise de retenções é primordial para que a empresa não tenha prejuízo. Por isso é tão importante ter as informações quase que imediatas.

Um exemplo disso é o CPOM em São Paulo e outros Municípios. Mesmo que o serviço não seja objeto de retenção, se o prestador não tiver o cadastro no município, será obrigatória a retenção.

Outro exemplo são os impostos não cumulativos. Se não houver notas de entrada, prejudicará o cálculo e emissão correta da guia a pagar.

c- Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros.

Eles não podem estar ligados a parte fiscal ou trabalhista.

São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx e controle de caixa.

No movimento contábil, temos o controle de caixa. Por mais simples que ele seja, é super importante entrega-lo nos documentos mensais.

d- Controle de Estoque

Por último é importante mencionar o controle de Estoque da empresa e o Livro Inventário ao final do período.

Essas duas informações são essenciais para a apuração do Custo da Mercadoria Vendida que influencia diretamente os demonstrativos financeiros.

Além disso, o Livro Inventário é uma obrigação legal da empresa, e que o contador tem pouca influência em sua preparação.

Se você não tiver o controle de estoque e o Livro Inventário, conte ao seu contador e solicite orientações de como entregar as informações a ele.

Conclusão

A vida financeira e fiscal da empresa e excencial para a sobrevivência dos negócios, conte sempre conosco para abrir e organizar a sua empresa.

Entre em contato que te responderemos rapidinho.

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